IT-Outsourcing – Chancen und Risiken richtig beurteilen

Das wachsende Angebot an Cloud-Services bringt immer mehr Entscheidungsträger dazu, sich mit dem Thema IT-Outsourcing auseinanderzusetzen. Eine Auslagerung der IT gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und die hohen Investitionskosten für Infrastruktur auf besser skalierbare Fixkosten zu reduzieren.

Nicht mehr nur für grosse Unternehmen ist es lukrativ, eine IT-Outsourcing-Lösung in Betracht zu ziehen. Gerade jetzt, da das Preis-Leistungs-Verhältnis der Cloud eine positiveTendenz aufweist, ist es oftmals günstiger, einen Cloud-Server zu betreiben als in eine Serverinfrastruktur vor Ort zu investieren. Denn nicht nur die Investition kostet – auch der Unterhalt und die Lizenzgebühren können da schwer ins Gewicht fallen. Ein eigener Exchange-Server lohnt sich daher im KMU-Bereich selten noch. Durch günstige Cloud-Lösungen wird der In-House-E-Mail-Server verdrängt. Bei einer Cloud-Lösung kann man zudem von überallher auf sein Postfach zugreifen. Um zwei Fliegen mit einer Klatsche zu schlagen, bringt Outsourcing auch rechtliche Vorteile. Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt voraus, Kundendaten und besonders schützenswerte Daten richtig abzuspeichern und den Zugriff zu regeln. Diese geforderte Sicherheit und die Zugriffsregelung können durch die Cloud optimal abgedeckt werden. Übereilt sollte man seine In-House-Server trotzdem noch nicht abschaffen. Damit das IT-Outsourcing im Endeffekt die erwünschten Resultate bringt, ist eine sorgfältige Evaluierung und Planung der Auslagerung unabdingbar. Bereits bestehende IT-Probleme können nicht durch Outsourcing einfach unter den Teppich gekehrt werden – im schlechtesten Fall entstehen zusätzliche Probleme und die Kosten steigen weiter an.

Machen Sie sich bei der IT-Outsourcing-Planung darum folgende Gedanken:

IT-Outsourcing bedeutet nicht, dass Sie von heute auf morgen alle Ihre IT-Mitarbeiter entlassen können.
Mitarbeiter mit fundiertem technischem Know-how sind für Ihr Unternehmen nicht nur wichtig, um auf branchen- oder marktspezifische Neuerungen und Veränderungen rechtzeitig zu reagieren, sondern auch, um die Arbeit ihres Outsourcing-Partners richtig werten zu können. Damit Ihre Mitarbeiter im entsprechenden technischen Bereich auf aktuellem Stand bleiben, bietet sich vielleicht eine kombinierte Lösung von externem IT-Betrieb und interner Administration an. Oder der Wissenstransfer wird mittels regelmässiger Schulungen durch den Outsourcing-Partner sichergestellt.

Welche Teile Ihrer IT kommen für ein Outsourcing in Frage?
Die gesamte IT in die Cloud zu verfrachten macht kaum Sinn. Das grossartige an der Cloud ist die Möglichkeit einer hybriden Infrastruktur. Dieser erlaubt es, einzelne Bereiche der IT in die Cloud zu bewegen, während andere Instanzen lokal auf dem Server bleiben. So können die teuren Server mit aufwändigem Unterhalt in die Cloud migriert werden, während unternehmenskritische CRM- und ERP-Daten lokal im Unternehmen bleiben. Aber Achtung – ein verschlüsseltes Cloud-Backup ist natürlich trotzdem zu empfehlen.

Behalten Sie Ihren IT-Verantwortlichen!
Niemand kennt die technischen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen besser und kann die Umsetzung entsprechend kritisch beurteilen. Für die Koordination ist der interne Spezialist also unumgänglich. Nichts wäre schlimmer, als wenn die Unternehmensleitung einzig aus strategischen und finanziellen Gründen über den Umfang der Auslagerung bestimmt. Beziehen Sie die fachlichen und die strategischen Aspekte bei der Entscheidungsfindung mit ein, um die beste Lösung auszuarbeiten.

Wie können meine Mitarbeiter optimal arbeiten?
Nicht jede Lösung passt für jedes Unternehmen. Wenn man Mitarbeitende hat, die immer den gleichen Desktop-PC nutzen, macht ein Cloud-Arbeitsplatz weniger Sinn. Für einen Aussendienstmitarbeiter, der ständig unterwegs ist und auf geschäftsinterne Daten zugreifen muss, hingegen schon. Brechen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bis auf die Abteilung hinunter, um die optimale Lösung zu finden.

Und last but not least: Setzen Sie auf einen professionellen IT-Partner mit einer fundierten Cloud-Lösung.
Das Thema Sicherheit wird bei der Diskussion um die Cloud ja meist mit einem Atemzug genannt – dies kommt nicht von ungefähr. Ausfallsicherheit und Datenschutz sind zentrale Fakten, die über Erfolg oder Misserfolg einer Outsourcing-Strategie entscheiden. Mit einem kompetenten Partner an Ihrer Seite mit Best-Practice Lösungen können Sie sich sicher sein, dass genau solche Themen gut abgedeckt werden.

Auch Ihnen helfen wir gerne weiter, um den Schritt in die Cloud zu wagen. Für eine unverbindliche Beratung steht Ihnen unser Team von spezialisierten Beratern mit langjähriger Cloud-Erfahrung gerne zur Verfügung.