Damit Ihr CRM kein Überraschungsei wird: Die 4 wichtigsten CRM-Funktionen für den Vertrieb

Von: Benjamin Viereck – cobra CRM

Eine Software-Lösung, die dabei hilft, Zeit im Verkaufsprozess zu sparen, steht auf der Wunschliste von Vertriebsverantwortlichen stets ganz weit oben. Aber was würden Sie davon halten, wenn Sie mit diesem Werkzeug u.a. Ihr Vertriebsteam managen, Leads verwalten, Ihre Verkaufschancen im Blick haben, den Workflow im Vertrieb optimieren und gleichzeitig die Erfolgsquote bei Abschlüssen, sprich die Vertriebs-Effizienz, erhöhen könnten? Das passende CRM-System mit den richtigen Funktionalitäten steigert die Produktivität sowie den Umsatz und liefert Ihnen auf Knopfdruck einen Überblick über Ihre relevanten Vertriebsdaten auf verschiedensten Ebenen. Welches die vier wichtigsten CRM-Funktionen für den Vertrieb sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Optimierte Vertriebsprozesse

Grundlage für einen effizienten und erfolgreichen Vertrieb ist die Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses. Beginnend mit der Marktbearbeitung bis hin zu einem erfolgreichen Abschluss und einer ggfs. notwendigen Nachbetreuungsphase mit einem entsprechenden Bestandskundenmanagement. Unabhängig davon, ob Sie Vertriebsleiter/in, Mitarbeiter/in im Vertriebsinnendienst oder -aussendienst sind – alle Mitarbeitenden müssen sich an vorgegebene Standardverkaufsprozesse halten. Nur so kann Ihr Unternehmen die Bedürfnisse und Wünsche des jeweiligen Kunden verstehen und den Kauf mit der passenden Verkaufskampagne unterstützen. Ein strategischer, durchdachter und gut ausgeführter Verkaufsprozess im CRM-System führt in der Regel auch zum gewünschten profitablen Ergebnis. Zu den Vertriebsprozessen gehören ebenso die richtige Wahl und Gestaltung von Vertriebswegen und -kanälen sowie die Auswahl von Vertriebspartnern. Das richtige CRM-System wird auf die zuvor ausgearbeiteten und definierten Vertriebsprozess konfiguriert, sodass der Prozess optimal gestaltet, gesteuert, kontrolliert und stetig weiterentwickelt werden kann. Lesen Sie hierzu auch den Blogbeitrag Dauerbaustelle «Vertriebseffizienz» − Diese 4 Faktoren sollten Sie nicht aus den Augen verlieren.

2. Kontaktverwaltung – Kundenkontakte zentral in einer Datenbank

Für Kunden ist es heute ein Leichtes, Angebote zu vergleichen und schnell den Anbieter per Mausklick zu wechseln. Die beste Kontaktadresse ist (fast) nichts wert, wenn diese nicht professionell gemanagt wird. Mit einem CRM-System haben Sie im Vertrieb die Möglichkeit, ein professionelles Adress- und Kontaktmanagement in einer zentralen Datenbank zu betreiben. Dieses umfasst mittlerweile nicht nur komplette Adressdaten, sondern beinhaltet ein integriertes Dokumentenmanagement, also eine durchgängige Kontakthistorie mit allen Aktionen und Informationen, die mit dem Kunden in Verbindung stehen. Durch Filter- und Selektionskriterien können genaue Zielgruppen für eine Kampagne festgelegt werden, und mithilfe von Workflows können Sie Ihre Prozesse ganz einfach automatisieren. Das spart Ihnen Zeit und professionalisiert zugleich Ihre Abläufe. Wichtig bei einem CRM-System ist zudem, dass es die Anforderungen der EU-DSGVO abbilden kann. Lesen Sie hierzu den Blogbeitrag Was Sie als Schweizer Unternehmen über die EU-DSGVO wissen sollten.

3. Lead- und Opportunity Management – Verkaufschancen identifizieren, qualifizieren und abschliessen

Wie können im Vertrieb Leads optimal gemanagt werden? Im Leadmanagement-Prozess werden Kundenkontakte qualifiziert und relevante Inhalte für potenzielle Käufer festgelegt sowie zusätzliche Käuferinformationen gesammelt. Ein qualifizierter Lead mit Kaufinteresse wird dann an den Vertrieb mit der kompletten Historie übergeben. Damit beginnt im Vertrieb das Opportunitiy Management mit der Anlage einer Verkaufschance. Das Opportunity Management im CRM gibt Ihnen einen kompletten Überblick über alle aktuellen und realistischen Verkaufschancen sowie über sämtliche Berührungspunkte (Touchpoints) des potenziellen Käufers. Durch den optimalen Gesamtüberblick über die Bewertung von Verkaufschance können Sie für jeden Verkaufsprozess die richtigen Vertriebs-Massnahmen auswählen. Der Prozess zur Neukundengewinnung (Lead Nurturing) kann entsprechend vorangetrieben werden, um den Interessenten auf die nächste Stufe des Verkaufstrichters (Sales Funnel) zu bringen. Erklärtes Ziel ist es, dass der Vertrieb nur die erfolgsversprechenden Kontakte zum richtigen Zeitpunkt verfolgt. Das Ergebnis: Käufe werden schneller abgeschlossen, der Umsatz steigt und es erfolgt ein effektiver Einsatz der Vertriebsressourcen. Lesen Sie zu diesem Thema unseren Blogbeitrag 7 Schritte zu einem professionellen Lead-Management-Prozess.

4. Business Intelligence (BI) – Messbare Ergebnisse

Sie wollen genau wissen, wo Ihr Vertriebsteam steht? Für den Vertrieb gibt es letztendlich immer nur ein Ziel – die Zahlen müssen stimmen. Die Zielerreichung wird oftmals nur als abstrakte Zahl dargestellt. Mit BI können Sie jedoch Zwischenstände und Ergebnisse sichtbar machen. Während CRM sich als strategisches Werkzeug um die Belange der Kunden kümmert, hilft Ihnen BI dabei, die Informationen im CRM zu visualisieren und messbar zu machen. Die Kombination CRM & BI bietet eine umfassende Sicht aus verschiedenen Perspektiven und liefert Ihnen wertvolle Erkenntnisse. Es ist auf einem Blick ersichtlich, welcher Verkäufer auf dem richtigen Weg ist und wer Unterstützung benötigt. Gerade die Kennzahlen bei Ihren Vertriebsmitarbeitenden helfen Ihnen dabei, einen Einblick in die täglichen Aktivitäten (z.B. Anrufe, E-Mails, Kundenbesprechungen) Ihres Teams zu erhalten. Entsprechend können Sie die Situation jedes Mitarbeitenden beurteilen und in Gesprächen mit ihm oder ihr Verbesserungsvorschläge erarbeiten, gemeinsam wirksame Massnahmen generieren sowie die Motivation und Erfolgszuversicht Ihres Teams stärken. Im System hinterlegte Forecasts bieten ausserdem eine Grundlage, um beispielsweise Vertriebs-Ressourcen effektiv einzuplanen und somit eine optimale Auslastung zu erreichen. Darüber hinaus liefert Ihnen BI eine Vielzahl an weiteren Auswertungen, Analysen und aussagekräftigen Forecasts.

Erfolgsfaktor CRM-Partner

Ein wichtiger Punkt, der essenziell für das Gelingen eines jeden CRM-Projekts ist, aber keine CRM-Funktionalität darstellt, ist die Auswahl des begleitenden CRM-Partners. Hierbei ist wichtig, dass Ihr CRM-Partner Ihre Prozesse versteht und Ihnen die Möglichkeiten aufzeigt, die Sie über das CRM-Tool anschliessend haben. Ein kompetenter Partner, der Sie bereits vor Beginn des CRM-Projekts ganzheitlich berät und gemeinsam mit Ihnen analysiert, welche Funktionen aktuell relevant sind und welche für einen späteren Zeitpunkt relevant werden könnten. Achten Sie darauf, dass Ihr CRM-Partner Sie in allen Phasen Ihres Projekts begleitet sowie Beratung, Betreuung und Support auch nach dem Einführungsprojekt sichergestellt sind.

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