Effiziente Auftragsabwicklung mit automatisierten Prozessen bei der Hobet-Gruppe

Das Ei – einzigartig, formschön, wertvoll. Sei es als kulturelles Symbol, als unverzichtbare Rezeptzutat oder als köstlicher Leckerbissen. Ganz im Zeichen des ovalen Naturprodukts ist die Hobet AG aufgestellt. Die Unternehmensgruppe deckt die gesamte Wertschöpfungs kette – vom Stallbau über die Hühneraufzucht bis zu Eierverarbeitung und dem Handel – komplett ab. Abacus Business Software sorgt dabei für eine effi ziente Auftragsabwicklung mit weitgehend automatisierten Prozessen.

Dass Schweizer Eier beliebt sind, zeigen die seit Jahren steigenden Produktionszahlen auf zuletzt rund 870 Millionen Stück pro Jahr. Beim Eierkonsum pro Kopf landet die Schweiz weltweit immerhin auf Rang 17. Damit die hohe Nachfrage gedeckt werden kann, braucht es ausgefeilte Herstell- und Logistikprozesse. Seit 30 Jahren engagiert sich die Hobet-Gruppe mit viel Leidenschaft fürs Ei. Dank eigener Tochterfirmen kann die Gruppe alle Prozesse vom Produzenten bis zum Konsumenten aus einer Hand abdecken. So ist die Farmtec SA beispielsweise für Stallbau und Einrichtungen zuständig. Die PRODAVI SA kümmert sich um die Aufzucht und Pflege der Legehennen und erstellt Betriebskonzepte für die Landwirte. Und die f&f SA/AG sorgt für die Verarbeitung und Konfektionierung der Eier und beliefert den Gross- und Detailhandel in der ganzen Schweiz mit Eiern und Eiprodukten verschiedenster Sorten.

Ausgangslage
Als wichtige Schnittstelle zwischen Lieferanten und Kunden übernimmt die f&f SA/AG eine zentrale Rolle in der gesamten Wertschöpfungskette. Im Rahmen ihrer Wachstumsstrategie hat sich die Hobet-Gruppe daher entschieden, in diesem Bereich mit einem modernen Neubau und einer leistungsstarken Sortieranlage auf die steigenden Marktanforderungen zu reagieren. Die Schwerpunkte lagen dabei auf der Sicherstellung einer kurzfristigen Lieferbereitschaft und der Verarbeitung zunehmender Produktionsmengen. Lieferungen am gleichen Tag des Bestelleingangs bis maximal 1-2 Tage danach gehören in der Eier-Branche inzwischen zum Standard. Seit der Inbetriebnahmedes neuen Standortes in Schötz LU mit einer Produktionsfläche von rund 4’500 m2 fällt dies der f&f SA/AG wesentlich leichter. Heute werden von hier aus täglich zahlreiche Gross- und Detailhandelsunternehmen, Grossisten, Direkt-Vermarkter und Frischprodukte-Handelsfirmen in der ganzen Schweiz beliefert. Mit der zunehmenden Dynamik und Komplexität der damit verbundenen Geschäftsprozesse hatte das bis anhin genutzte ERP seine liebe Mühe. Zudem zeigte es sich, dass mit der bestehenden Lösung die angestrebte Prozessautomatisierung nicht umsetzbar war.

Ziele
Die Zugehörigkeit der f&f SA/AG zur Hobet-Gruppe verbindet die Konfektionierung und den Handel mit der Vorstufe, resp. mit der qualitätsgesicherten Eltern- und Legetieraufzucht. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit den Eierproduzenten. Derzeit sind dies rund 60 Landwirtschaftsbetriebe mit Herdenbeständen von 500 bis 18’000 Tieren. «Die Kunst dabei ist die termingerechte Planung von Nachfrage und Angebot», erklärt Mario Hodel, CEO der f&f SA/AG. Dabei muss die Aufzucht der Hühner, inklusive Bereitstellung der entsprechenden Brutmittel und Infrastruktur so orchestriert werden, dass jederzeit die vom Markt gewünschte Eier-Menge in der jeweiligen Qualität geliefert werden kann. Das Problem: Die Lieferzeit von einem zusätzlichen Ei beträgt 540 Tage, bis das Huhn produktiv ist! Auf der anderen Seite muss eine grosse Anzahl von Aufträgen jeweils tagfertig verarbeitet werden. Um diesen Balance-Akt zu meistern, wurde ein modernes, integriertes ERP-System gesucht, welches eine effiziente Prozessunterstützung bei der Auftragsabwicklung gewährleistet. Da die Betriebe der Hobet-Gruppe eng zusammenarbeiten musste gleichzeitig eine firmenübergreifende, gemeinsame Nutzung aller Stammdaten inklusive komplexer Adressstrukturen möglich sein. Speziell für die f&f SA/AG waren Themen wie Streckengeschäft, Rückverfolgbarkeit Herdenmanagement und – in Zusammenhang mit der neuen Hochleistungsanlage «Ovotrack» – auch die Maschinenanbindung besonders wichtig.

Vorgehen
Gemeinsam mit Spezialisten des neutralen IT-Beratungsunternehmens schmid + siegenthaler consulting gmbh wurden die Kernprozesse der Hobet AG sorgfältig analysiert und dokumentiert. Im Rahmen von internen Workshops waren die betroffenen Mitarbeitenden von Anfang an in den Evaluationsprozess involviert. Ein Aufwand, der sich gelohnt hat, so Mario Hodel: «Die Analyse hat die gemeinsame Sicht auf die Prozesse und die Problemfelder im Tagesgeschäft zusätzlich verstärkt. Zudem konnten wir dadurch das Anforderungsprofil schärfen und jeden Prozessschritt prüfen, welche IT-Funktionalität zur Unterstützung sinnvoll und gewünscht ist.» Die Ausschreibungsunterlagen gingen anschliessend an mehrere mögliche Anbieter, von denen drei Kandidaten zu einer ausführlichen Präsentation eingeladen wurden. Schlussendlich fiel die Wahl auf das integrierte Schweizer ERP-System Abacus, welches durch den Abacus Vertriebsund Implementierungspartner BDO AG aus Luzern kompetent und überzeugend vorgestellt wurde. Ende 2014 erfolgte das Kick-off zur vertieften Detailkonzeption und Realisierungsphase. Basierend auf den Kundenanforderungen wurden anschliessend die Mandanten eröffnet und die Applikationen parametriert, sowie die Power-User geschult. Fristgerecht auf Anfang Oktober 2015 wurde die Abacus Business Software produktiv in Betrieb genommen.

Lösungskonzept
Nebst der f&f SA/AG sind auch die Farmtec SA, die PRODAVI SA sowie die weiteren Tochterunternehmen in die Abacus-Installation bei der HobetGruppe eingebunden. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass alle mit dem gleichen ERP-System arbeiten, sondern dass auch die gleiche Softwarebasis für die unterschiedlichen Anwendungsbereiche genutzt werden kann. Dazu gehören zum Beispiel das CRM mit zentraler Adressverwaltung, die Leistungs- und Projektverwaltung für den Stallbau oder dem Aufzuchtsmanagment der Küken und Legehennen, BI-Auswertungen oder FinanzKonsolidierung über die gesamte Gruppe. Doch der wahre Nutzen liegt für die f&f SA/AG, so Mario Hodel, anderswo: «Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems verfolgen wir ein visionäres Lösungskonzept. Wir wollen damit die Produktionstechnologie mit den Kunden und Lieferantenbereichen verschmelzen und dadurch einen möglichst hohen Automatisierungsgrad bei der Auftragsabwicklung über mehrere Unternehmen erreichen. Im Sinne von sich selbst steuernden Prozessen und Systemen begeben wir uns damit klar in die Nähe von Industrie 4.0.» Produzenten, Lieferanten, Kunden und Logistiker sollen als Teile eines gemeinsamen Systems fungieren. Der Auftragseingang erfolgt bei Grosshandelskunden über EDI, bei Kleinabnehmern per Mail oder Telefon. Nach der Datenkontrolle wird der Auftragsprozess ausgelöst und die Kundenaufträge ohne weiteres manuelles Eingreifen an die Ovotrack-Anlage übermittelt. Diese konfektioniert die gewünschte Bestellmenge und macht diese versandbereit. Ist dies geschehen, erfolgt eine elektronische Rückmeldung in die Auftragsbearbeitung von Abacus. Gleichzeitig mit dem Spedieren der Ware übermittelt die Abacus-Software dem Kunden einen EDI Lieferschein sowie eine EDI Rechnung. Kleinabnehmer erhalten eine Papierfaktura. Parallel dazu werden die Debitoreninformationen aktualisiert und der Auftrag archiviert. Auf der anderen Seite – bei der Anlieferung der Eier – kann der Produzent über Web-Access die Zählergebnisse der angelieferten Mengen einsehen: Nach der Abholung und der Einlagerung der Eier erfolgt das Sortieren und Klassieren, welches ebenfalls von der Ovotrack-Anlage übernommen wird. Das Ergebnis beinhaltet den Qualitätsnachweis sowie die Verrechnungsgrundlage für die angelieferten Eier. Die f&f stellt sich dementsprechend aus dem AbacusSystem selber eine Rechnung zu Gunsten des Eier-Produzenten aus. 

Fazit
Eine besondere Herausforderung war der Datenaustausch zwischen Abacus als führendes ERP-System und Fremdsystemen wie der Ovotrack-Anlage, so Mario Hodel: «Als erstes muss die Zielsetzung der Integration klar sein. Die entsprechenden Prozesse müssen definiert und von allen verstanden werden. Zu übertragende Daten, deren Form und Inhalte sowie die Intervalle müssen definiert und mit allen beteiligten Systempartnern koordiniert und geklärt werden.» Sind diese Hürden überwunden, eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung. Für die f&f SA/AG hat sich dieser Weg gelohnt. Mit der Einführung von Abacus wurde eine wichtige Technologie-Investition getätigt, von der die ganze Hobet-Gruppe profi tiert und als gemeinsame Basis für eine erfolgreiche Zukunft dient.

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