Abacus Software optimiert Klinikverwaltung – 2.450 Mitarbeitende nutzen das Online-Portal MyAbacus

Medizinalunternehmen wie die Privatklinikgruppe Swiss Medical Network wollen stets ihre administrativen Abläufe verbessern. Mit Hilfe der Abacus Business Software verwaltet sie nun effizient ihre in der ganzen Schweiz etablierten Kliniken. Implementiert hat die Lösung die Abacus-Partnerin BDO.

Swiss Medical Network setzt mehrere Module der Abacus Business Software ein, die im Januar 2016 bei allen Westschweizer Kliniken und Einheiten der Gruppe integriert wurde. Die Einrichtungen in der Deutschschweiz und im Tessin folgten im Januar dieses Jahres. Das ERP-System von Abacus erlaubt es Swiss Medical Network unter anderem, die Verwaltung seiner Human Resources und die Lohnverarbeitung zu verbessern. Die HR-Verwaltung der meisten Westschweizer Swiss Medical Network Kliniken wurde kürzlich in Echandens in der Nähe von Lausanne zentralisiert. "Ziel war es, den Abteilungsleitern die selbständige und tägliche HR-Verwaltung in ihren jeweiligen Kliniken anzubieten. Zudem sollte den Mitarbeitenden eine erhöhte Eigenständigkeit bei der Führung ihres Personaldossiers ermöglich werden", erklärt Diane Cotting, Leiterin HR Westschweiz von Swiss Medical Network und zuständig für die Implementierung der Abacus-Projekte. Swiss Medical Network hat dazu in Zusammenarbeit mit BDO die bestehenden HR-Prozesse in der Abacus-Software umgesetzt. Die Mitarbeitenden müssen nun nicht mehr an die HR-Abteilung gelangen, um eine Adressänderung oder eine neue Bankkontonummer zu melden. Erreicht wurde diese Vereinfachung dank dem zentralen Portal MyAbacus, in das sich alle Mitarbeitenden problemlos einloggen und gewünschte Anpassungen via Internet jederzeit selbst vornehmen können.

"Die Einführung von Abacus erlaubte uns eine beträchtliche Zeiteinsparung", unterstreicht Cotting und ergänzt: "Die Mitarbeitenden haben an Selbständigkeit und wir an Effizienz gewonnen, daneben konnten wir unsere internen Abläufe verbessern. Die Benutzung des Portals wird auch seitens der Mitarbeitenden positiv bewertet. Ein Teil unseres Personals hat unregelmässige Arbeitszeiten und auch Nachteinsätze. Jederzeit auf sein Dossier oder seine Lohnabrechnung zugreifen zu können, erleichtert die Organisation eines jeden. Die Vereinfachung der administrativen Aufgaben ist übrigens nur einer der vielen positiven Aspekte dieses Systems. Die Prozessautomatisierung hat den Mitarbeitenden insbesondere erlaubt, ihre Aktivitäten zu rationalisieren und sich vermehrt auf ihre Arbeit zu konzentrieren."

Eine weitere bedeutende, durch die Einführung der Abacus-Software gewonnene Verbesserung ist der Versand der Lohnabrechnungen. Darauf greifen nun 2'450 Mitarbeitende der Gruppe über die Plattform MyAbacus direkt zu. Dank dem SuisseID-System, das nach dem Modell der E-BankingVerbindungen arbeitet, ist jede Abfrage vor fremdem Zugriff abgesichert. Die elektronische Übermittlung der Lohnabrechnungen verringert den Papierverbrauch, den administrativen Aufwand und dementsprechend auch die Kosten. "Die Vorteile dieses Systems sind zahlreich", bestätigt Cotting und fügt als Beispiel hinzu: "Für den Postversand der Lohnabrechnungen an die 350 Angestellten der Klinik im waadtländischen Genolier verbrachte der HR-Mitarbeiter bisher mehrere Stunden mit dem Kuvertieren. Nun wird dieser Arbeitsgang mit wenigen Klicks erledigt."
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BDO AG auf Cloud-Finder Schweiz