Anleitung für digitale Zusammenarbeit

Johann Butting | Head of EMEA bei Slack

Quelle: computerwoche.de

Heute gilt: Höher, schneller, weiter, aber auch flexibler, selbstbestimmter und teamorientierter. Diese Aspekte zu vereinen ist wichtig. Collaboration Hubs versprechen hier Unterstützung, wenn man sie richtig zu verwenden weiß. Eine Gebrauchsanweisung in fünf Schritten.

Sie sind weit mehr als nur Tools zur Bürokommunikation: Sogenannte Collaboration Hubs werden nicht nur bei hippen Startups, sondern auch in Konzernen und sogar dem traditionellen Mittelstand immer beliebter. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn Menschen arbeiten nicht nur immer schneller und effizienter, sondern auch in teils über den Globus verstreuten Teams.

Gerade diesen Arbeitsgruppen bieten Collaboration Hubs einen gemeinsamen Hort der Zusammenarbeit. Allerdings nicht im traditionellen Sinn der physischen Kommunikation über Schreibtische hinweg, sondern vielmehr mit Hilfe von Tools, die Transparenz für Teammitglieder, einfache Abstimmungsprozesse und effizienteres Arbeiten versprechen – unabhängig davon, wo die Schreibtische der Kollegen stehen.

1. Ruhe bitte!

Das Telefon klingelt, der Kollege erzählt vom Wochenende, ständig kommen neue Mails – und eigentlich möchte man nur einmal eine Stunde lang konzentriert arbeiten. Wer kennt Situationen wie diese nicht? Und wer hat sich nicht auch schon einmal insgeheim gewünscht, beim Chef und den Kollegen die “Mute”-Taste drücken zu können? Während das im direkten Austausch mit Kollegen nur schwer möglich ist, funktioniert es zumindest bei Telefon, Mail und auch bei Collaboration Hubs. Wie? Mit digitaler Hilfe. Über Tastaturkürzel oder über eine manuelle Einstellung lassen sich Pausen einstellen, so dass die Nachrichten erst danach wieder ankommen – entweder spontan für eine bestimmte Zeit oder regelmäßig, etwa nach Feierabend.

2. Mit Kanälen und Filtern den Überblick behalten

In Collaboration Tools findet die Arbeit in Kanälen statt. Sie bündeln die Kommunikation zu einem bestimmten Thema und geben der Zusammenarbeit eine Plattform – quasi wie ein Meeting, an dem jeder dann teilnehmen kann, wenn es die Zeit am besten zulässt, wobei trotzdem immer alle auf demselben Stand sind. Channels sind für alle Beteiligten zugänglich und ermöglichen es jedem, Fragen zu stellen oder Ideen einzureichen und ein Projekt voranzutreiben. Und sie sind wahre Wissensspeicher: Durch die Suchfunktion lassen sich alle jemals diskutierten Ideen und geteilten Information nachträglich suchen und auffinden – inklusive des das Thema betreffenden Kontexts. Je länger ein Channel besteht, umso wertvoller wird er also.

So können in einem “Marketing-Reporting”-Channel beispielsweise alle Zahlen einer aktuellen Kampagne geteilt und besprochen werden – mit genau den Mitgliedern, die daran beteiligt und deshalb auch Mitglied des Channels sind. In einem “Welcome”-Channel wiederum erhalten neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und können sich mit anderen austauschen. Das funktioniert team-, abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifend. Um nicht von einer Nachrichtenflut in mehreren Kanälen überrollt zu werden, sind jedoch Filter wichtig! Denn nicht jede Nachricht ist für jeden Mitarbeiter im Channel von gleicher Bedeutung. Um nichts Wichtiges zu verpassen aber trotzdem nicht pausenlos von neuen Nachrichten abgelenkt zu werden, empfiehlt es sich beispielsweise, persönliche Keywords festzulegen, die auf wichtige Posts hinweisen. Oder Kollegen zu bitten, dass man bei dringenden Themen über die Eingabe des @-Zeichens und des eigenen Namens verlinkt und somit direkt benachrichtigt werden möchte. Jeder liest also nur, was für ihn wichtig ist.

3. Wissen ist Macht

Apropos Suche: Das richtige Know-how immer griffbereit zu haben ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil, um mit der Geschwindigkeit am Markt mithalten zu können. Trotzdem verbringen wir beinahe täglich sinnlose Zeit auf der Suche nach Übersichten, Reports, Konzepten oder einfach der Mail eines Kollegen. Collaboration Hubs ermöglichen, nicht nur auf unser eigenes, sondern auch auf das Wissen der Kollegen Zugriff zu haben. Ob es die Teilnehmerliste einer Konferenz aus dem letzten Jahr ist, die aktuelle Budgetübersicht oder die neueste Version der Produktbroschüre – mit einer Suche nach Stichworten, Absendern, dem Datum oder dem entsprechenden Channel hat man alle Informationen schnell zur Hand. Das Ergebnis: Wissenssilos können abgebaut werden und Know-how bleibt auch nach dem Weggang eines Kollegen erhalten.

4. Daumen hoch

Emojis in der professionellen Kommunikation? Wieso nicht, wenn sie Prozesse erleichtern und übertragen, was in der schriftlichen Kommunikation meist verloren geht, nämlich Empathie. Die Frage “Wer kümmert sich darum?” wirkt mit einem lächelnden Smiley gleich freundlicher und ein Daumen hoch als Antwort geht oft schneller und einfacher als eine elaborierte Antwort. Ein grüner Haken wiederum zeigt an, dass die Aufgabe erledigt ist. Intuitiv, schnell und für alle Beteiligten einsehbar. Und: Es ist gut für den Teamgeist, wenn man die Kollegen auch mit kleinen Bildchen zu einem Erfolg beglückwünschen oder für eine anstehende Herausforderung ermutigen kann.

5. Alles an einem Ort

Dem Kollegen auf die Mail antworten, die Zahlen in der Google-Tabelle aktualisieren, einen Punkt von der To-do-Liste streichen und das Kundengespräch im CRM-System dokumentieren: Wir wechseln im Arbeitsalltag ständig zwischen zahllosen Tools hin und her und laufen dadurch Gefahr, den Fokus zu verlieren. Neben Instant Messaging und einem Knowledge-Archiv bieten viele Collaboration Hubs deshalb auch an, andere gängige Bürohelfer wie Google Drive, Dropbox oder Trello sowie Anwendungen wie HubSpot, Salesforce oder GitHub für IT, Sales und Marketing zu integrieren. So können Änderungen, Erinnerungen, neue Helpdesk-Tickets oder Kennzahlen für das Marketing direkt in der Collaboration-Anwendung dargestellt, kommentiert und geteilt werden – und sind so auch für alle am Projekt beteiligten Personen transparent.

So hilfreich diese Tricks und Kniffe für die Zusammenarbeit auf digitalen Plattformen auch sind, die Face-to-Face-Kommunikation können und wollen sie nicht ersetzen. Jedoch bieten sie über die persönlichere Kommunikation sowie über Videotelefonie die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten, ohne zusammen zu arbeiten. So schaffen Sie einen Ort, der die richtigen Menschen zum richtigen Zeitpunkt und mit dem richtigen Wissen zusammenzubringt. Aber: Collaboration Hubs sind nur die Basis, um diesen neuen Weg der Zusammenarbeit zu beschreiten. Es liegt an den Menschen, was sie aus diesen neuen Möglichkeiten machen und wie sie sie nutzen – und da hilft oft schon eine kleine Gebrauchsanleitung.